ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL (PRIMERA PARTE) INTRODUCCIÓN En nuestros días es de suma importancia conocer aspectos sobre la administración de los recursos humanos para poder guiar una empresa al éxito sin tener que batallar contra factores que se van implantando en el sistema durante el proceso de planificación, ejecución, control, dirección, evaluación y realimentación de las actividades que nos encaminen a la productividad. A continuación podremos leer varios aspectos de relevancia que son indispensables para el crecimiento de cualquier empresa tanto nacional como internacional. Para ello tenemos que conocer los Elementos Esenciales de los Recursos Humanos, Desafíos del Entrono, Desafíos Internacionales, el Análisis y diseño de Puestos y la Planeación de los Recursos Humanos. Los temas se tratan de definir de una manera breve con el fin de comprenderlos desde un punto de vista generalizado y al mismo tiempo se le adjunta un organizador grafico que ayudará a la interpretación de los mismos. También se le presentan algunos términos que se necesitan conocer para poder descifrar algunos organizadores gráficos y otros ejemplos en su aplicación. Elementos Esenciales de los Recurso Humanos. Dentro de la administración, uno de los objetivos es analizar los recursos humanos tomando en cuenta los desafíos históricos, internos y externos que la empresa enfrenta. Por lo tanto la empresa se empeñará en desarrollar sus objetivos corporativos, funcionales y sociales por medio de las actividades fundamentales de la administración de Recursos Humanos, como los son: Planeación, reclutamiento, selección, orientación y capacitación, evaluación y la compensación de los recursos humanos. También es importante mejorar las relaciones industriales entre el obrero y el Patrón para obtener modelos que lleven a la empresa al éxito por medio de la responsabilidad en todas las actividades planificadas. Ya que sabemos que los propósitos de la administración de los Recursos Humanos es mejorar el departamento de personal a través de una organización del mismo departamento en el que se analizarán cada uno de los elementos de acuerdo a sus funciones y de esta manera serán ubicados. Para las estas funciones, se necesitan gerentes preactivos, operativos y de recursos humanos para que una fuerzas y así alcanzar los diversos objetivos trazados por la empresa tanto en insumos como en producción de una manera eficiente. Empero la organización de cada departamento de Recursos Humanos inicia con el ordenamiento de los elementos de acuerdo a una jerarquía los cuales se determinaran por la función que desempeñan de acuerdo al servicio corporativo (asesoría), lineal (mando) u operativo (Productividad) que realicen. Revisión de Términos 1. Autoridad Corporativa: Facultad de asesorar no de dirigir a otros gerentes. Sus responsabilidades son amplias e importantes. 2. Autoridad Operativa: Ejercen la autoridad lineal o dirigen operaciones de los departamentos que producen y distribuyen el producto. 3. Delegación de Funciones: Hacer que otros participen en el proceso de ejecución de actividades de la empresa. 4. Enfoque proactivo: Anticipar a los desafíos. 5. Enfoque reactivo: Decisiones que se toman para resolver los problemas al instante, o cuando se presentan los desafíos. 6. Productividad: Lo que genera la empresa u organización en bienes y servicios. 7. Responsabilidad: dual de la Administración de los Recursos Humanos: Existencia de dos formas paralelas de autoridad corporativa y lineal, ambos responsables de todas las actividades dentro de la organización. 8. Retroalimentación: Verificación de la posibilidad de contar con la información para poder detectar y determinar si se obtuvo éxito o se sufrió un fracaso. 9. Sistema Abierto: Es el que puede ser afectado por el ambiente o entorno en el que opera. Desafíos del Entorno. En la administración de los recursos humanos se encontrarán desafíos que cualquier empresa debe de enfrentar de acuerdo a las historia, sus factores interno y externos. Los desafíos del entorno fueron evolucionando de acuerdo a las necesidades que se fueron presentando con el fin de modernizar los servicios y aplicar los avances científicos y tecnológicos en la producción de las organizaciones, situaciones que se dieron a partir de la Revolución Industrial y la inclusión de la mujer en el empleo; y a ello le llamamos desafíos históricos. Dentro de los desafíos externos podemos mencionar los demográficos, económicos, culturales, gubernamentales y tecnológicos; los cuales son todos los que enfrenta la empresa y son provenientes de afuera de la institución. Los desafíos Internos son de carácter corporativo y se dan dentro de la empresa o institución entre los que se destacan los Sindicatos, las ventas, problemas financieros, de servicio y de producción. Para ello es importante tomar en cuenta los sistemas de información para que ayuden a mantener el orden dentro de la organización. Otro de los desafíos internos son los profesionales que tienen una relación estrecha con la productividad, estos son los procesos de certificación y las perspectivas que se van dando a través del avance de modernización que se tenga. Desafíos Interno Desafíos Externos Inclusión de la mujer en el proceso de Empleo 1. Dentro de las tendencias demográficas de su comunidad la oferta de mano de obra no calificada. ¿Se incrementará o disminuirá en los próximos 10 años? - La mano de obra no calificada disminuirá en los próximos años porque uno de los factores principales que vienen a afectar, es la emigración de los habitantes hacia los Estados Unidos; y afecta de dos formas: a. Ya no hay habitantes que presten mano de obra no calificada en el área. b. Esto hace que se busque o contrate personal y se convierte en mano de obra calificada. 2. Bancos que se fueron a la quiebra. - El problema del Banco del Café tiene aspectos importantes que tienen una estrecha relación con los que respecta al Área de los Recursos Humanos y a los Desafíos del Entorno e Internacionales del mismo. En este sentido el gerente general tuvo problemas al respecto, ya que el grupo financiero hizo una inversión que no estaba de acuerdo a la capacidad de mantener a la empresa. Desafíos Internacionales La administración de los Recursos Humanos de una corporación Internacional tiene que ser evaluada de acuerdo a las oportunidades que se tienen para contratar a personal internacional; porque es aquí donde surgen una serie de desafíos para lo que la corporación debe de tener estrategias preactivas para que haya éxito dentro de la organización. El proceso de internacionalización afecta a la empresa por lo tanto tiene que identificar los problemas y solventarlos. Se debe de tomar en cuenta la contratación de personal extranjero siempre y cuando se observe la experiencia y el conocimiento de la legislación del país donde ejercerá la profesión y por supuesto el conocimiento y experiencia internacional que posee. También se puede contratar personal local que cumpla con los mismos requisitos para que la fuerza laboral se vuelva competitiva. La Administración de Recursos Humanos es el mejoramiento de la contribución productiva a la organización, en un marco de acciones ética y socialmente responsables; para que el objetivo de las corporaciones modernas gane en dimensión internacional con una fuerte tendencia de globalización. La internacionalización de la fuerza laboral: migración laboral, ejecutivo en otro país, laborar en otro país, lo multinacional (visas), traslado a otro país, éxito allí, envío de producto al exterior; en el área internacional es de suma importancia para lograr prodigiosos avances, como también para enfrentar grandes obstáculos como las diferencias lingüísticas, pero será trabajo de la gerencia y del trabajador adoptar políticas preactivas para avanzar ante los desafíos internacionales Contratación de Personal del Extranjero Casos y Conclusiones de los Desafíos Internacionales 1. Éxito en el extranjero El éxito en el extranjero dependerá de la disponibilidad, capacidad, interés y vocación en el campo internacional en donde se debe de prever asuntos personales, familiares y otros obstáculos. Por lo que la administración de recursos humanos a nivel internacional debe vencerlos. 2. Eterna primavera La decisión en la administración de recursos humanos a nivel internacional con respecto a la contratación de personal local y extranjero es un elemento de vital importancia, ya que de ello dependerá el éxito o fracaso de toda organización. 3. Repatriar a los trabajadores Otro de los desafíos es lograr que se repatríen los trabajadores a su lugar de origen y que trabajen en él. Es difícil identificar candidatos para el mercado local; pero es mejor realizarlos. Por lo que las organizaciones que operan en un país necesitan identificar candidatos con potencial para puestos a nivel nacional o internacional. 4. Relación internacional entre gerentes y empleados Es importante que la comunicación sea base de la relación entre gerentes y empleados para vencer cualquier obstáculo que se presente en el desarrollo de las actividades de cualquier empresa. Revisión de términos 1. Internacionalización de la fuerza laboral: Es el proceso en donde se contratan empleados de carácter internacional que pueden ser locales o del extranjero o contratar personal de distinto países. 2. Paquetes de Compensación Internacional: Es el conjunto de compensaciones y prestaciones que se le ofrece a los empleados los que se les debe de incrementar por gastos adicionales de diferente índole. 3. Planeación de Cobertura: Es prever y planear los movimientos de personal a futuro. Estos pueden se r contratos de personal local o reubicar a los que están en el extranjero, con el fin de mantener un alto grado de oportunidades para el personal. 4. Política de Transferencia Internacional: Proceso de contratación a través de transferencias de empleados del país donde se encuentra la empresa sede corporativa a los países donde se abren sucursales. 5. Prestaciones Internacionales: son las compensaciones y protecciones internacionales que se le da al empleado que van más allá del pago de su salario por diversos gastos que realizará fuera del país de origen. 6. Programa de Repatriación: Proceso por el cual se regresa al empleado al país de origen con el fin de reestablecerlo en un descenso o anular su contrato. 7. Transferencia Internacional: Pasar a un empleado que trabaja en el área local al área internacional. ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTOS Para que el gerente pueda actuar de manera preactiva, necesita información sobre los recursos humanos que su empresa en la actualidad posee y de los que necesita obtener. Para ello necesita el análisis y diseño de puestos que van desde las actividades gerenciales que deben tomar en cuenta tres fases importantes como lo son: la preparación del análisis para obtener información, identificar puestos y desarrollar cuestionarios para determinar el nivel de identificación de puestos de acuerdo a las obligaciones y responsabilidades; tomar en cuenta aspectos que nos guiarán para la obtención de datos por medio de diversas técnicas de recolección y así aplicar la información con el fin de determinar los elementos organizativos, elementos del entorno, para la contratación, reubicación y colocación de los recursos humanos. Esto después de haber evaluado el punto de equilibrio entre las posibilidades internas y externas a través de técnicas de especialización que servirán para realimentar las actividades gerenciales que son fundamentales para el funcionamiento de la organización. EJEMPLOS DE UN ANÁLISIS DE PUESTO Y DE UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EJEMPLO DE UNA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO ESCUELA OFICIAL RURAL MIXTA SANTIAGO PETATÁN Formulario de Descripción de Puesto Nombre: Director Profesor Titulado Código: 09988776765 Fecha: 5 de abril de 2007. Funcionario: Juan Salucio Tomás Localización: Dirección del Establecimiento Supervisión: Lic. Julián Noel Delgado Montejo. REQUISITOS LABORALES Grado de preparación Formal: Profesor de Enseñanza Media en Pedagogía Experiencia: Mínimo 10 años en Administración Educativa Comunicación: Oral y escrita utilizando el lenguaje en base a su conocimiento de la legislación básica educativa. Conocedor del aspecto técnico pedagógico y administrativo. ASPECTOS DEL DESEMPEÑO LABORAL Esfuerzo Físico: Capacidad para trabajar el tiempo que se requiera tanto en horas hábiles como en tiempo extra entorno a su comunidad. Esfuerzo mental: Capaz de discernir, interpretar y aplicar sus conocimientos básicos en legislación educativa y en administración de Recursos Humanos. Condiciones de Trabajo: Plegar su horario extra a las necesidades de la comunidad educativa. Revisión de términos 1. Entrevista: Lista de verificación a mano para no omitir ningún aspecto esencial. 2. Grupo de Expertos: Grupo reunido para analizar puestos. 3. Bitácora de Empleados: Diario que cada empleado lleva para un record de sus actividades cotidianas. 4. Observación: Técnica de obtención de datos de forma directa, lenta, costosa, precisa y confiable. 5. Combinaciones: Uso de dos técnicas simultáneas. 6. Descripción de Puesto: Explicación escrita de las responsabilidades, condiciones de trabajo y otros aspectos laborales. 7. Análisis de Puesto: Obtención de información sobre diferentes trabajos de manera sistemática y se evalúa y organiza dentro de una institución. 8. Elementos organizativos: Eficiencia del resultado de la especialización de una organización. 9. Flujo de Trabajo: Requiere que se logre un equilibrio entre los distintos puestos. 10. Ergonomía: Estudio de la interacción del ser humano con los equipos y herramientas de trabajo. Planeación de los Recursos Humanos Consiste en la identificación de la demanda de los Recursos Humanos y de sus causas que pueden ser externas (económicas, sociales, tecnológicas y competitivas), organizativas (planes estratégicos, presupuestos, ventas, producción, nuevas actividades y cambios organizativos) y laborales (jubilaciones, renuncias, cancelación de contratos, decesos, y permisos remunerados). Para poder identificar estas demandas, es necesario utilizar las diversas técnicas de detención de demandas; como el empleo de expertos, la proyección de tendencias, el análisis de la planeación de presupuestos y los modelos de computación. Esto con el fin de ofertar los Recursos humanos tomando en cuenta evaluaciones internas y externas para determinar los reemplazos de acuerdo a las necesidades que la organización tenga. Teniendo la base de los requisitos de los recursos humanos, se pone en práctica lo planificado a través del análisis del mercado del trabajo de acuerdo a las cartas de reemplazo obtenidas después de haber practicado las evaluaciones basadas a las fuentes internas y externas según la planeación de los reemplazos. Planeación de los Recursos Humanos Análisis de Puestos Análisis de términos 1. Planeación de los Recursos Humanos: Técnica que tiene como objetivo estimar la demanda futura de recursos humanos de una organización. 2. Función de la división del trabajo: Asegurarse y verificar los planes de cada una de las divisiones sin son factibles y practicables desde el punto de vista personal y que seguirán siendo para el futuro. 3. Planeación a futuro: Contratación de nuevos empleados para el futuro. 4. Planes Estratégicos: Establecen objetivos de la empresa a largo plazo. 5. Planes a corto plazo: Son específicos y pueden presentarse en la forma de gráficos de necesidades personales. 6. Planificación de sucesión: Proceso mediante el cual la gerencia y el departamento de personal utilizan la información disponible para auxiliarlos en el proceso de toma de decisiones sobre promociones internas. 7. Técnicas de detención de tendencias: práctica que se orientan a determinar cuales serán las futuras necesidades de personal. 8. Auditorias de Recursos Humanos: Revisión de actividades que proporcionan un resumen de las habilidades y conocimientos de cada empelado. CONCLUSIONES 1. Los elementos esenciales de los recursos humanos son los desafíos, propósitos, objetivos, actividades responsabilidades y el departamento de personal. 2. Los desafíos del entorno, son de carácter histórico, externo e interno. 3. Los desafíos internacionales se hacen mucho más complejos en su orientación, capacitación y el desarrollo de las diferentes actividades dentro de la empresa. 4. El análisis y diseño de puesto es el medio de información más eficiente para la toma de decisiones en la contratación de recursos humanos. 5. El planeamiento de los recursos humanos pueden ser a corto, mediano o largo plazo (estratégicos) y se utilizan para obtener mayor efectividad en logro de metas. RECOMENDACIONES 1. Para que los elementos esenciales de los recursos humanos funcionen correctamente, es recomendable tener un administrador proactivo y recursos humanos con especialidades. 2. El departamento de recursos humanos debe de sobreponerse a los desafíos históricos, internos y externos a través de la obtención de datos de manera eficiente y optimizar el logro de los objetivos generales de la empresa. 3. Es importante tomar en cuenta la fuerza laboral local que se encuentra en el extranjero para utilizarlos en el ámbito nacional con el fin de resolver la complejidad de los desafíos internacionales. 4. Para seleccionar y contratar recursos humanos dentro de una empresa se recomienda implementar las diversas técnicas de selección, descripción, análisis y diseño de puestos. 5. Es recomendable utilizar la planeación estratégica en el planeamiento de recursos humanos para que el personal y presupuesto no se consuma frecuentemente y que los resultados sean de acuerdo a las demandas de los consumidores. Autor: Gamaliel Hernández